Thực hiện pháp luật về chứng thực, từ thực tiễn hoạt động của UBND quận Gò Vấp

Thực hiện pháp luật về chứng thực, từ thực tiễn hoạt động của UBND quận Gò Vấp (Tp.HCM). Giải pháp bảo đảm thực hiện pháp luật về chứng thực của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp.

1. Giải pháp chung

Thực hiện pháp luật chứng thực được được tiến hành trên phạm vi cả nước. Do đó, cần đề xuất nhiều kế hoạch lồng ghép tuyên truyền văn bản pháp luật, hội nghị tập huấn về công tác chứng thực thống nhất từ chỉ đạo xuyên suốt từ Tp.HCM đến UBND quận tới UBND các phường (thông qua cơ quan tham mưu cho UBND quận là Phòng Tư pháp). Những giải pháp cụ thể đó gồm có:

1.1. Hoàn thiện pháp luật chứng thực

- Pháp luật vẫn nên có quy định phải lưu trữ một bản sao chứng thực để làm căn cứ xác định cho những trường hợp tẩy xóa bản sao để thực hiện các hành vi gian dối. Đặc biệt đối với những địa phương mà hệ thống công nghệ thông tin chưa phát triển thì quy định này vẫn có nhiều ý nghĩa, vai trò.

- Đưa ra các yêu cầu về xuất trình giấy tờ cụ thể cho những trường hợp yêu cầu chứng thực các hợp đồng, giao dịch khác nhau. Ví dụ: Người dân khi thực hiện thủ tục liên quan tới tài sản (đất đai, nhà, xe…) mà có người để lại đã chết (có giấy chứng tử hoặc không có giấy chứng tử…) nên có một quy trình thống nhất để hạn chế tốn thời gian và công sức của người giao dịch dân sự khi thực hiện thủ tục này.

- Phòng Tư pháp thường xuyên cập nhật và tham mưu UBND quận ban hành các Văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ chứng thực như: nhận diện giấy tờ giả, đối chiếu bản sao, hồ sơ Đảng viên, chứng thực bản sao đối với hồ sơ của Thừa phát lại, chứng thực bản sao đối với các văn bản có từ 02 trang trở lên, chứng thực chữ ký, chứng thực giấy tờ, văn bản song ngữ…đến bộ phận tiếp nhận hồ sơ tại UBND quận và UBND 16 phường.

1.2. Nâng cao chất lượng, số lượng đội ngũ cán bộ làm công tác chứng thực tại Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp

- Quan tâm, kiện toàn Tổ tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, bố trí công chức có trình độ chuyên môn phù hợp (đại học luật, đại học hành chính…), có kinh nghiệm, kỹ năng giao tiếp và có phẩm chất đạo đức tốt để tiếp nhận hồ sơ chứng thực; phân công lãnh đạo Phòng Tư pháp thực hiện tốt việc giải quyết hồ sơ chứng thực.

- Đẩy mạnh về triển khai chứng thực điện tử theo Văn bản số 1578/PTP ngày 16/10/2023 của Phòng Tư pháp đến Chủ tịch ủy ban nhân dân 16 phường.

1.3. Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về chứng thực

Mặc dù hiệu quả của tuyên truyền, phổ biến pháp luật về chứng thực không rõ rệt ngay nhưng vì chi phí rẻ và dễ thực hiện nên trên thực tế người ta vẫn sử dụng phương pháp này rất rộng rãi. Điều này không chỉ có trong lĩnh vực chứng thực mà các lĩnh vực khác cũng áp dụng. Tuyên truyền, phổ biến pháp luật chứng thực bằng nhiều hình thức sâu và rộng để tác động trực tiếp đến hành vi của người áp dụng pháp luật trong dân sự, giao dịch và hành chính. Do đó, trong biện pháp này yếu tố thời gian dài và liên tục là rất quan trọng. Tức là tuyên truyền, phổ biến pháp luật chứng thực phải thường xuyên, liên tục, trọng tâm.

Các hình thức tuyên truyền, phổ biến pháp luật chứng thực nên đa dạng hóa như thông qua đài phát thanh, đài truyền hình, của trung ương và địa phương; thông qua mạng thông tin điện tử; thông qua các băng - rôn, khẩu hiệu, áp phích; thông qua các cuộc tọa đàm, hội thảo, hội nghị... Tuyên truyền, phổ biến pháp luật phải hướng đến nhiều đối tượng khác nhau, bao gồm: cơ quan nhà nước, tổ chức, đơn vị, cá nhân trong xã hội. Mỗi nhóm đối tượng có những đặc thù riêng về nhận thức, đồng thời quyền và nghĩa vụ của mỗi đối tượng cũng khác nhau. Do đó, hình thức tuyên truyền cũng phải khác nhau nhằm đảm bảo phù hợp với từng đối tượng. Nội dung tuyên truyền pháp luật chủ yếu tập trung vào quy định về và nghĩa vụ của mỗi chủ thể trong quan hệ chứng thực; những hành vi vi phạm thường xảy ra trong quá trình chứng thực; trình tự, thủ tục chứng thực; những loại giấy tờ, tài liệu cần chuẩn chị khi chứng thực...

- Ủy ban nhân dân quận là chủ thể thực hiện hoạt động tuyên truyền, phổ biến pháp luật về chứng thực. Điều này phù hợp bởi chính chủ thể được hiểu pháp luật nhất nên thực hiện tuyên truyền sẽ đảm bảo sự chính xác về nội dung. Trong quá trình thực hiện, Ủy ban nhân dân cấp huyện cũng có thể phối hợp với các chủ thể tự quản khác như Đoàn thanh niên, Hội phụ nữ, Mặt trận Tổ quốc… để thực hiện có hiệu quả hoạt động tuyên truyền, phổ biến pháp luật.

- Chỉ đạo Phòng Tư pháp tham mưu UBND quận ban hành các chương trình, kế hoạch công tác năm và đề ra giải pháp khi triển khai phải đạt hiểu quả cao, thực hiện nhiệm vụ trong từng lĩnh vực.

1.4. Công khai thông tin về thực hiện pháp luật chứng thực

Công khai thông tin về thực hiện pháp luật chứng thực có tác dụng để cho người dân dễ dàng tiếp cận, hiểu và thực hiện theo. Những cách thức công khai pháp luật chứng thực phổ biến nhất hiện nay gồm:

- Xây dựng bản tin hoạt động phổ biến pháp luật như: chứng thực, an toàn giao thông, xử lý vi phạm hành chính..đăng trên Trang Thông tin của Sở Tư pháp.

- Niêm yết những quy định của pháp luật về chứng thực tại các trụ sở của cơ quan tại bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ một cửa. Cách thức công khai này thuộc trách nhiệm bắt buộc của cơ quan nhà nước có thẩm quyền (UBND quận và UBND phường).

- Phát hành các tờ rơi tuyên truyền trong các hội nghị nhân dân tổ chức tại trụ sở UBND quận, UBND phường và các buổi họp giao ban Khu phố, Tổ dân phố; chú trọng nội dung phải ngắn và chứa đựng đầy đủ quy định pháp luật để khi đến các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp,…đề hiểu và áp dụng một cách chính xác nhất.

- Công khai thông tin về thời gian, cách thức hoạt động của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

1.5. Tăng cường thanh tra, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về chứng thực

Thực hiện thường xuyên các kế hoạch kiểm tra công tác chứng thực, hộ tịch, hòa giải cơ sở và công tác tư pháp năm (theo từng năm); kế hoạch kiểm tra công tác phường để kịp thời đánh giá được những khó khăn và thuận lợi từ đó chấn chỉnh trong công tác thực hiện nhiệm vụ chứng thực nếu có sai sót, kiến nghị phương hướng giải quyết kịp thời trong thời gian sớm nhất. Chính vì thế, trong quá trình nâng cao hiệu quả của bất cứ hoạt động quản lý nhà nước nào thì không thể bỏ qua giải pháp tăng cường thanh tra, kiểm tra. Bên cạnh đó, thanh tra, kiểm tra còn giúp khắc phục những hậu quả do hành vi vi phạm gây ra và đưa ra phương án xử lý phù hợp nhất, hạn chế tổn thất cho cá nhân, tổ chức trong xã hội.

1.6. Kiên quyết xử lý nghiêm những hành vi vi phạm pháp luật về chứng thực

Hiện nay những hành vi vi phạm pháp luật về chứng thực có thể do cơ quan nhà nước thực hiện hoặc do tổ chức, cá nhân có nhu cầu chứng thực thực hiện. Hành vi của cơ quan nhà nước thường là chứng thực không đúng phạm vi, thẩm quyền, nội dung hoặc không đảm bảo đúng trình tự, thủ tục, thời gian gây tác động tiêu cực đến quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức. Cá nhân, tổ chức thường có hành vi làm giả mạo hồ sơ, giấy tờ trong chứng thực hoặc có hành vi tẩy, sửa giấy tờ sau khi chứng thực. Những hành vi này có thể gây ra những hậu quả lớn cho xã hội. Hành vi vi phạm của cơ quan nhà nước thường làm giảm hoặc mất hiệu quả nhiều hoạt động của cá nhân, tổ chức trong xã hội.

Chấn chỉnh hiện nay tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện các giao dịch liên quan tới thủ tục hành chính.

Nhằm đảm bảo an ninh trật tự xã hội, an toàn cho cá nhân, tổ chức và nhà nước, cơ quan nhà nước phải tăng cường các biện pháp nhằm xử lý nghiêm minh những hành vi sai phạm. Chính thái độ kiên quyết của nhà nước trong xử lý nghiêm minh các hành vi sai phạm sẽ giúp thi hành hiệu quả các quy định pháp luật về chứng thực. Bởi vì, việc xử lý các hành vi vi phạm không chỉ có ý nghĩa trừng trị những người đã vi phạm mà còn giúp răn đe, giáo dục chính chủ thể đã vi phạm và cả chủ thể chưa vi phạm.

Ths. Nguyễn Ngọc Bảo Duy

2. Nội dung triển khai các giải pháp

2.1 Giải pháp chung thực hiện pháp luật chứng thực của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp: Từ thực tiễn thực hiện pháp luật chứng thực của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp có thể thấy rằng giải pháp chủ yếu cho chủ thể này sẽ tập trung vào:

- Tham mưu đề xuất những khó khăn và thuận lợi, bất cập của UBND các phường về thẩm quyền chứng thực chữ ký, nội dung chứng thực chữ ký, chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ nhiều trang, kiến nghị công khai thông tin về văn bằng, chứng chỉ đào tạo qua Trang thông tin điện tử của các cơ sở giáo dục. Ví dụ việc chưa quy định thời hạn tiêu hủy các văn bản chứng thực chữ ký trước ngày 10/4/2015 (thời điểm Nghị định 23/2015/NĐ-CP có hiệu lực).

+ Hướng dẫn thống nhất nội dung về chứng thực bản sao, về chứng thực chữ ký được nêu trong Văn bản số 490/PTP ngày 13/4/2023 của Phòng Tư pháp quận.

+ Hướng dẫn thống nhất nội dung về thực hiện chứng thực chữ ký, chứng thực bản sao từ bản chính được nêu trong Văn bản số 310/PTP ngày 05/4/2022 của Phòng Tư pháp quận.

- Về cơ sở vật chất: tăng cường vai trò của các thiết bị như lấy số tự động, hệ thống máy tính để lưu trữ thông tin, hệ thống bàn ghế phục vụ người dân... Những trang thiết bị này thường xuyên được kiểm tra đảm bảo không bị hỏng hóc nhằm phục vụ tốt nhất hoạt động chứng thực. Đặc biệt, trụ sở Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp cần thiết lắp đặt hệ thống camera giám sát nhằm đảm bảo nếu có hành vi gây rối trật tự tại khu vực chứng thực thì có thể lấy căn cứ từ hệ thống camera.

- Xây dựng môi trường làm việc thân thiện, đối đãi tốt với cán bộ làm ở bộ phận chứng thực nhằm thu hút người có tài, có đức. Bên cạnh đó phải xây dựng cơ chế thưởng, phạt rõ ràng đối với cán bộ làm công tác chứng thực, tăng cường kiểm tra, giám sát và xử lý nghiêm minh những hành vi vi phạm đạo đức công vụ.

- Kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức làm công tác chứng thực. Theo đó, việc tập huấn phải mang tính chất thường xuyên mới mang lại hiệu quả tốt nhất. Đặc biệt khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền ở cấp trên có sự chỉ đạo mới thì cần thiết phải có sự tập huấn nhằm đảm bảo cán bộ chứng thực của Phòng Tư pháp quận Gò Vấp hiểu hết văn bản mới thực hiện trong thực tiễn.

2.2 Giải pháp cụ thể thực hiện pháp luật chứng thực của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp

- Kiến nghị với Sở Tư pháp:

+ Hoàn thiện quy định pháp luật về thẩm quyền, tình tự thủ tục, biểu mẫu lời chứng của việc chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng giao dịch (đơn phương, ngoài trụ sở..), văn bản khai nhận di sản di sản thừa kế, văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế…

+ Xem xét, sửa đổi Điều 10 Thông tư số 01/2020/TT-BTP của Bộ Tư pháp về việc chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ nhiều trang theo hướng hướng đảm bảo tính hợp lý cho người dân.

+ Đề nghị Bộ Tư pháp phối hợp với Bộ Giáo dục và Đào tạo trình Chính phủ xem xét ban hành quy định công khai thông tin về cấp văn bằng, chứng chỉ đào tạo để cơ quan có thẩm quyền công chứng, chứng thực thuận lợi trong việc tra cứu thông tin.

+ Kiến nghị quy định thời gian tiêu hủy các văn bản được chứng thực chữ ký trước ngày 10/4/2015 thời điểm Nghị định 23/215/NĐ-CP có hiệu lực.

+ Bộ Tài chính hướng dẫn việc thu phí chứng thực bản sao từ bản chính và việc miễn, giảm phí chứng thực đối với các đối tượng thuộc Khoản 1 Điều 10 Luật phí và lệ phí năm 2015.                      

- Nhiệm vụ cụ thể thực hiện trong thời gian tới:

+ Tăng cường triển khai thực hiện Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử và các văn bản hướng dẫn, triển khai của Bộ Tư pháp; tập trung có kế hoạch hướng dẫn chi tiết về cách thức, quy trình thực hiện, tổ chức tập huấn kỹ năng, thao tác cho công chức trực tiếp thực hiện các thủ tục hành chính.                                                 

 + Tổ chức triển khai thực hiện hiệu quả nội dung chủ đề năm 2024 của Thành phố “Quyết tâm thực hiện hiệu quả chuyển đổi số và Nghị quyết 98 của Quốc hội” và mục tiêu tổng quát tại Nghị quyết Hội nghị lần thứ 15 Ban Chấp hành Đảng bộ quận khóa XII “Tăng cường xây dựng, chỉnh đốn Đảng và hệ thống chính trị trong sạch, vững mạnh; quyết tâm thực hiện hiệu quả chuyển đổi số và Nghị quyết 98/2023/QH15 của Quốc hội”.

+ Tập trung thực hiện triển khai các nội dung của Đề án 06, trong đó cần xây dựng quy trình, quy định để thực hiện chuyển đổi phương thức hoạt động từ thủ công sang công nghệ hiện đại; xây dựng, sửa đổi bổ sung các văn bản phục vụ triển khai dịch vụ công trực tuyến, văn bản về định danh và xác thực định danh điện tử.

+ Mỗi người dân có một danh tính số; Tuyên truyền, thúc đẩy người dân thiết lập tài khoản VNeID, đặc biệt là định danh mức độ 2; Lập danh sách các hệ thống thông tin phục vụ người dân; tích hợp sử dụng tài khoản VNeID để đăng nhập, sử dụng dịch vụ

+ Mỗi người dân trưởng thành có một chữ ký số cá nhân; đẩy mạnh, hướng dẫn người dân sử dụng tính năng ký số trên Cổng Dịch vụ công Thành phố; khuyến khích các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp sử dụng chữ ký số để ký hợp đồng lao động; Tiếp tục đẩy mạnh chiến dịch cấp chữ ký số miễn phí cho người dân.
 

Ths. Nguyễn Ngọc Bảo Duy